Twee collega's die elkaar niet meer vertrouwen: van twee kanten

Kort antwoord: vertrouwen tussen collega's gaat zelden kapot door één rotstreek. Het gaat kapot door één handeling die niet werd uitgelegd, en door alle keren daarna dat er niets over werd gezegd. Hieronder staat één mail, twee keer gelezen: zoals zij hem las en zoals hij hem bedoelde. Allebei kloppen ze, en dat is precies waarom het maanden kan duren.

Wat een camera zou hebben gezien

Donderdag, kwart over vier. Een project waar Anouk en Rein samen aan werken, met een deadline op maandag.

Rein stuurt een mail aan de opdrachtgever met de laatste versie.
In de kopie staat hun leidinggevende.
In de mail staat: "Bijgaand de versie zoals besproken. Een paar dingen heb ik aangepast omdat het anders niet klopte."
Anouk krijgt de mail binnen en leest hem.
Anouk antwoordt niet.
De volgende ochtend zegt ze goedemorgen en verder niets.
Vanaf die week zet zij hun leidinggevende ook in de kopie.

Zoals Anouk het las

Ik zie de mail binnenkomen en ik zie meteen twee dingen. De leidinggevende staat erin. En er staat "omdat het anders niet klopte".

Ik heb drie weken aan dat stuk gewerkt. Als er iets niet klopte, had hij dat kunnen zeggen. Hij zit zes meter van me vandaan. In plaats daarvan staat het nu zwart op wit in een mail die ook onze baas leest.

Wat ik lees is niet "een paar dingen aangepast". Wat ik lees is: zij levert werk af dat niet klopt, en ik heb het gered.

Ik antwoord niet, want alles wat ik nu schrijf komt er verkeerd uit. En eerlijk gezegd wil ik ook niet degene zijn die er een punt van maakt, want dan ben ik degene die moeilijk doet over een mail.

Dus doe ik iets anders: ik ga voortaan zelf ook alles vastleggen. Niet uit wraak. Omdat ik niet nog een keer wil dat er iets over mij wordt gezegd waar ik niet bij ben.

Wat ik die avond denk: ik moet uitkijken met hem.

Zoals Rein het bedoelde

Ik zat donderdagmiddag met een stuk dat op maandag de deur uit moest en waar twee dingen in stonden die feitelijk niet konden. Geen grote fouten, wel dingen waar de opdrachtgever over zou vallen.

Anouk was in gesprek en daarna weg. Ik had het kunnen laten liggen tot vrijdag, maar dan haalden we het niet. Dus heb ik het aangepast en verstuurd.

Onze leidinggevende zet ik standaard in de kopie bij alles wat naar buiten gaat. Dat doe ik al twee jaar, bij iedereen. Ik heb daar geen seconde over nagedacht.

Die zin over "anders klopte het niet" schreef ik naar de opdrachtgever toe, om uit te leggen waarom de versie anders is dan wat hij eerder zag. Ik heb geen moment gedacht dat het over Anouk zou gaan.

Wat ik de weken daarna merk: ze is anders. Korter. Zakelijker. Ik vraag me af of het aan mij ligt, en ik vraag het niet, want misschien speelt er iets thuis en dan zit ik ernaast.

Wat ik die avond denk: er is iets, en ik weet niet wat.

De lus

• Zij trekt zich terug om te voorkomen dat het groter wordt. Voor hem is dat het teken dat er iets is, maar niet wát.
• Hij vraagt niet door om haar niet op de kast te jagen. Voor haar is dat het bewijs dat hij het niet erg genoeg vindt om over te beginnen.
• Zij gaat vastleggen. Hij ziet dat en gaat ook beter vastleggen. Binnen een maand hebben twee mensen die prima samenwerkten een dossier over elkaar.
• Allebei zijn ze aan het uitleggen wat de ander bedoelde. Alleen weten ze het geen van beiden, want er is niets gevraagd.

Dit is het verschil tussen wat iemand doet en wat het betekent. De handeling stond vast: een mail, een kopie, een zin. De betekenis heeft ieder er zelf bij gemaakt, en niemand heeft die van de ander ooit gehoord.

Waarom werk hier gevoeliger voor is dan thuis

Thuis kun je zeggen dat je je gekwetst voelt. Op je werk voelt dat als iets wat je jezelf niet kunt permitteren. Dus komt het er niet uit als "dat kwam hard aan", maar als niets, of als een opmerking in een vergadering.

Daar komt bij dat je op je werk niet kunt weglopen. Je zit er morgen weer, en overmorgen ook. Dat maakt mensen voorzichtig, en voorzichtigheid ziet er van buiten uit als afstand.

En er is een derde ding: op je werk is er een leidinggevende. Zodra die in beeld komt, ook alleen in een kopieregel, verandert een gesprek tussen twee mensen in iets met een publiek.

Wat het had kunnen onderbreken

1. Eén zin, binnen twee dagen

Anouk: "Ik wil je iets zeggen over die mail van donderdag. Hij kwam bij mij anders binnen dan hij waarschijnlijk bedoeld was." Dat is de hele reparatie. Hij duurt vijftien seconden en er zit geen verwijt in.

2. Vraag naar de bedoeling voordat je hem invult

"Wat bedoelde je met die zin over dat het niet klopte?" Bijna niemand stelt deze vraag, en het antwoord is bijna altijd saaier dan wat je zelf had bedacht.

3. Zeg het als je iets aanpast in andermans werk

Rein had één regel kunnen sturen: "Ik heb twee dingen aangepast omdat ik de deadline anders niet haalde, kijk je morgen even mee?" Werk overnemen zonder het te melden is de snelste manier om vertrouwen te slopen, ook als je gelijk hebt.

4. Merk op dat iemand anders is, en zeg dat

Rein: "Ik heb het idee dat het wat stroever loopt tussen ons de laatste weken. Klopt dat?" Meer niet. Geen theorie erbij over waarom.

5. Praat over de kopieregel

Klein en concreet, en het scheelt meer dan een gesprek over sfeer. "Zullen we afspreken wanneer we haar in de kopie zetten?"

6. Leg het niet vast als bewijs

Zodra je gaat vastleggen om je in te dekken, ben je aan het procederen en niet meer aan het samenwerken. Vastleggen wat je hebt afgesproken is prima. Vastleggen wat de ander fout deed, is iets anders.

Wanneer het geen misverstand meer is

Alles hierboven gaat over twee mensen die elkaar verkeerd hebben gelezen. Dat is het meestal, en niet altijd.

Wordt jouw werk stelselmatig als dat van iemand anders gepresenteerd, word je buiten overleg gehouden, of wordt er over je gepraat waar je bij staat: dan is dat geen ruis maar gedrag. Dan houdt spiegelen op en ga je naar iemand toe. Zie Conflict op je werk voor het verschil tussen de vier rollen, en Naar de vertrouwenspersoon voor wat daar gebeurt.

Bij pesten, intimidatie of discriminatie geldt zelfonderzoek niet. Dan hoort er iemand naast je te gaan staan.

De oefening

1. Schrijf op wat er feitelijk is gebeurd. Wie stuurde wat, wie zei wat, in volgorde.
2. Schrijf jouw kant: wat je las, wat je dacht, wat je erna deed.
3. Schrijf zijn of haar kant, in de ik-vorm. Verzin een reden die niets met jou te maken heeft. Die is er vaker dan je denkt.
4. Zoek de zet waarop de ander reageerde.

Zie Perceptuele posities en Steeds dezelfde ruzie voor dezelfde vorm thuis.

Hoe ik ernaar kijk

Wat mij hier het meest aan opvalt is hoe klein de aanleiding altijd is. Een kopieregel. Een half zinnetje. Als je het aan een buitenstaander vertelt, klinkt het als niets, en dat is precies waarom mensen er niet over beginnen: ze zijn bang dat ze aanstellerig overkomen.

En dan groeit het, want er komt geen enkele correctie meer binnen. Alles wat die ander daarna doet, wordt gelezen door de bril die je die donderdag hebt opgezet.

Wat ik zelf heb geleerd: de vraag "wat bedoelde je daarmee?" is de goedkoopste vraag die er is en de moeilijkste om te stellen. Hij kost je tien seconden ongemak en hij bespaart je maanden.

Wat gezegd is en wat gehoord is, zijn zelden hetzelfde bericht.

Naar Paul Watzlawick, De pragmatische aspecten van de menselijke communicatie